为进一步加强学籍档案管理、查询和调取工作，提升服务效能，近日，我校继续教育学院有序开展高等学历继续教育学生学籍档案信息化建设工作，切实保障学籍档案规范、安全、便捷管理与利用。
继续教育学院高度重视学籍档案信息化建设工作，专门成立了以学院领导为组长，各相关科室负责人为成员的工作组，多次召开专题会议，研究部署学籍档案电子化工作的具体实施方案。在学校相关部门的全程指导和密切配合下，完成了学籍档案信息化工作的市场行情调研、业务流程咨询、预算报价审批、公开招标投标、服务合同审签等一系列工作。
去年12月份，学院会同学校档案馆、项目实施单位召开专题部署会，介绍了学籍档案的材料类别，明确了工作流程和实施步骤，并要求严格按照工作方案稳步推进。一是按年度、学生类别（招生/学籍/毕业）对所有纸质档案进行规范整理，确保档案顺序准确、分类清晰、资料完整；二是采用专业扫描仪将纸质档案转为PDF+图片格式电子版，确保电子档案清晰可读；三是人工核对电子档案与原始文件，确保信息无误、内容完整一致；四是按学校统一标准对电子档案命名后，上传至学校档案管理系统备份保存，实现学籍档案数字化集中管理。
学院采取多项保障措施，保障项目安全、规范、有序推进。一是安排专用场所，明确具体对接人员，夯实项目工作人员保密责任，并对全流程工作实时监控；二是严格落实数据备份防护措施，规范档案整理、扫描、校对和归档全流程操作；三是深入项目实施现场，精准掌握工作进度，协调解决有关事宜，确保项目高质量完成。
目前，该项目实施已过半，进展顺利，达到了预期目标，按照合同约定，今年6月底全部完成。
此次信息化建设以全流程电子化、数据标准化、服务线上化为目标，严格对标教育部学籍电子注册、学历电子注册及档案管理相关规定，对高等学历继续教育学生从录取、入学、在读、异动到毕业全周期档案进行数字化重构。学院将以此次学籍档案信息化建设工作为契机，进一步加强档案管理工作，不断提升档案服务能力和水平，实现学院学籍档案管理从传统纸质存储向数字化转型，让档案资源更好地服务学校和学院各项工作的开展。
文：唐嘉璐 图片：郭修朋 编辑：谢辉 审核：丁昌峰
